Digitalisierung in Zeiten der Corona Krise hat eine neue Dynamik erhalten. Waren gerade die deutschen Unternehmen in der Vergangenheit Nachzügler in diesem Thema, ist der neue Imperativ von außen durch die Pandemie diktiert. Auf einmal müssen die Mitarbeiter mobil oder von zu Hause arbeiten, wo es noch vor Monaten für Mitarbeiter, Mitbestimmung und Führungskräfte undenkbar war.

Die einfache, erste Digitalisierung umfasst zum einen die technische Ausstattung zum mobilen Arbeiten. Technische Ausstattung bedeutet, dass der Arbeitsplatz oder Digital Workplace aus Laptop, Mobiltelefon und ausreichender Anbindung ans Internet besteht. Aber dies reicht nicht. Sie wollen von außen auf Ihr Firmennetzwerk oder Cloud-Dienste zugreifen, dazu benötigen Sie eine Sicherheitsarchitektur, die sie vor Cyber Angriffen schützt und die Kapazität hat, allen Ihren Mitarbeiter gleichzeitig performanten Zugang zu Ihren Unternehmens-Applikationen zu verschaffen.

Benutzerfreundlicher, sicherer und performanter Zugang von überall ist also der erste kleine Schritt Ihrer Digitalisierungsstrategie. Der nächste Schritt ist die Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter in dem neuen Setup. Der Zugang zu Ihrem Unternehmens-Applikationen ermöglicht Ihren Mitarbeitern, die internen Abläufe, wie bisher abzubilden, aber wie erreichen Kunden, Lieferanten oder Bewerber Ihre Teams? Mobiltelefone sind hier nur eine bedingte Lösung, da die Rufweiterleitung im Abwesenheitsfall möglicherweise nicht Ihrem öffentlichen Erscheinungsbild entsprechen. Besser wäre es Ihre Telefonanlage mit einer Kommunikation- und Kollaborationsplattform zu verbinden (z.B. Microsoft Teams), sodass Ihre Mitarbeiter für Dritte unbemerkt von überall arbeiten können, Rufweiterleitungen und Vertretungen funktionieren und Ihre Unternehmens-Rufnummern nicht durch Handynummern Ihrer Mitarbeiter ersetzt werden. Eine umfassende Kommunikations- und Kollaborationsplattform ist notwendig, damit Ihre Mitarbeiter auch in diesen Zeiten miteinander arbeiten und in Kontakt bleiben. Videokonferenzen sind ein gutes Mittel die Lücke der mangelnden Präsenz zur Identifikation mit Ihrem Team oder dem Unternehmen zu schliessen.

Nun sind Ihre Mitarbeiter in der Lage digital zu arbeiten und können kommunizieren und kollaborieren. Aber sind Ihre Geschäftsprozesse von heute digital? In der Regel gibt es bei vielen Geschäftsprozessen Medienbrüche, d.h. Sie haben einen Geschäftsvorgang und wechseln zum Beispiel von der Einkaufsapplikation zum Genehmigungs- oder Bestellprozess und heute wird die Bestellanforderung ausgedruckt, unterschrieben, abgelegt oder bestenfalls eingescannt. Dies ist kein digitaler Geschäftsprozess und behindert Ihre Digitalisierung. Analysieren Sie Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse und stellen diese so um, dass ein digitaler Workflow (z.B. Genehmigungen) in der Unternehmens-Applikation funktionieren. Die Veränderung umfasst IT-Veränderungen, aber auch Veränderungen in Ihren Unternehmensrichtlinien und -prozessen. Die Einführung von elektronischen Unterschriften intern und extern sind ein weiterer Schritt zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Ganz wenige Dokumente haben heute noch eine Schriftformerfordernis. Der Bewerbungsprozess kann bis auf den Arbeitsvertrag heute komplett über Bewerberportale zwischen Kandidat, Personalabteilung und aufnehmender Führungskraft umgesetzt werden.

Ziel ist am Ende der ersten Phase der Digitalisierung sind durchgängige Geschäftsprozesse, die man bei der Umstellung auch überarbeiten und verschlanken kann. Schlechte Prozesse werden nicht besser, wenn sie nur digital sind. Die einfache Prüfung ist möglich: Hat der Mitarbeiter noch ein Stück Papier im Digitalen Workspace oder läuft alles digital? Die wesentlichen Vorteile des papierlosen Büros sind natürlich Geschwindigkeit, Produktivität und auch eine bessere User Experience Ihrer Mitarbeiter. Digitale Daten können auch in ganz anderer Form in die Zusammenarbeit einbezogen werden, hier werden neue Potentiale und Synergieeffekte freigesetzt. Aber das papierlose Büro ist auch ein Sicherheitsfaktor für Ihre Geschäftsgeheimnisse, Papier kann verloren gehen oder dupliziert werden, bei digitalen Prozessen, können Sie dies steuern. 

Erste Schritte der einfachen Digitalisierung:

• Technische Infrastruktur schaffen
• Sicherheitskonzept erstellen
• Erreichbarkeit auch über virtuelle Telefonie ermöglichen
• Kommunikations- und Kollaborationsdienste nutzen
• Geschäftsprozesse optimieren und digitalisieren
• Von überall auf alle relevanten Daten, Applikationen und Vorgänge zugreifen und diese bearbeiten zu können

Die Krönung Ihrer Digitalisierungsstrategie sind neue digitale Geschäftsmodelle, die Ihnen weitere Wettbewerbsvorteile verschaffen. 

Die Umstellung Ihrer Vertriebsstrategie in ein digitales Content Marketing zur Lead Generierung basierend auf modernsten Plattformen ist ein Beispiel, Ihre Kosten pro Lead zu reduzieren und Ihre teuren Vertriebsmitarbeiter effizienter einzusetzen und damit höhere Erfolgsraten zu erreichen. Video-Plattformen als Kundenbindungsinstrument oder zur Reduzierung Ihrer Servicekosten wäre eine Möglichkeit, genauso wie Künstliche Intelligenz im Kundenservice. Virtual Reality unterstützt heute den technischen Außendienst, senkt Kosten und verbessert die Qualität. 

Am Ende müssen Sie aber eines beachten: Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist kein IT Thema, es ist ein umfassendes Change Projekt, welches Ihre Mitarbeiter einbindet und eine umfassende Kommunikationskomponete beinhaltet. Ebenso sollten Sie eine Übersicht Ihrer digitalen, agilen und technologischen Skills im Unternehmen erstellen, damit Sie Ihre Fähigkeiten richtig einschätzen und in Ihre Talentplanung integrieren.

Starten Sie klein und nehmen Ihre Digitalisierung Schritt für Schritt vor. Nichts ist risikoreicher als ein überdimensioniertes Digitalisierungsprojekt, das alles versucht zu erschlagen. Sie werden sich in der Komplexität verlieren und Ihre Ziele nicht erreichen. 

Step by Step ist das Erfolgsgeheimnis - dies macht es für Ihre Mitarbeiter und Projektteams möglich, erste Erfolge zu vermelden und damit den nächsten Schritt anzugehen. Arbeiten Sie sich entlang der o.g. Punkte voran: Erstellen der technischen Voraussetzungen, Umstellung einzelner Geschäftsprozesse usw.. Priorisieren Sie Ihre Projekte nach dem Nutzen, den Sie schnell realisieren können. Die ersten Projekte werden Ihnen bereits deutliche Ergebnisse und Erfolgsgeschichten für die Kommunikation bescheren.